Theo xu hướng hội nhập hiện nay, nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của các công ty có xu hướng tăng khá nhanh. Văn phòng đại diện đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp cần có một đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp xúc khách hàng, thăm dò thị trường.
Theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập mà là chủ thể phụ thuộc vào doanh nghiệp, chỉ có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp mà không thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện hẹp hơn so với chi nhánh. Luật Doanh nghiệp và Luật Thương mại không có quy định cụ thể về quyền của văn phòng đại diện với doanh nghiệp Việt Nam nhưng Luật Thương mại lại quy định về quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện với thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam, có thể thấy chức năng chính của văn phòng đại diện là liên lạc, thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, thăm dò thị trường và đối tác mới.
Căn cứ Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong và ngoài nước và có thể lựa chọn một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Mọi loại hình doanh nghiệp đều có quyền thành lập văn phòng đại diện nếu đáp ứng đủ các yêu cầu của pháp luật.
- Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện
Căn cứ pháp lý: Điều 46 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP.
- Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện (Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II-18, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT) đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
- Nơi tiếp nhận hồ sơ
Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Kèm theo Thông báo phải có các văn bản được nêu tại thành phần hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải gửi Thông báo về việc lập văn phòng đại diện ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT). Kèm theo Thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thời gian nhận kết quả
Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi bổ sung nếu có.
Sau khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và cơ quan thuế, thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày cấp; định kỳ gửi thông tin đăng ký văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng cấp khác, Ủy ban nhan dân huyện nơi đặt văn phòng đại diện.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Lưu ý:
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản (Kèm bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương) đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký để bổ sung thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Có thể khách hàng sẽ chưa nắm bắt được các thủ tục cần thiết hoặc không có nhiều thời gian để tự thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Công ty Luật APRA sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí và cung cấp gói dịch vụ trọn gói về soạn thảo hồ sơ, trực tiếp đi nộp hồ sơ và nhận kết quả cho doanh nghiệp.
Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ :
CÔNG TY LUẬT TNHH APRA
☎️Địa chỉ : Tầng 7, số 57 Trần Quốc Toản, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
☎️ Hotline : 024.23486234
☎️ Email : info@apra.vn
