THỦ TỤC TRIỆU TẬP VÀ ĐIỀU KIỆN TIẾN HÀNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG ĐỐI VỚI CÔNG TY NIÊM YẾT

Họp Đại hội đồng cổ đông là quy định bắt buộc đối với loại hình doanh nghiệp là công ty cổ phần và có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các công ty cổ phần đã niêm yết trong việc định hướng chính sách phát triển, kiểm soát và quản trị công ty. 

Các quy định chung về cuộc họp đại hội đồng cổ đông đối với công ty niêm yết

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đối với công ty niêm yết hay công ty đại chúng được thực hiện theo quy định của Pháp luật về Doanh nghiệp và Chứng khoán. Theo điều 8 Nghị định 71/2017/NĐ-CP Hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng với công ty đại chúng, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải đáp ứng các điều kiện sau: 

– Tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục về triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và các quy định nội bộ của công ty. Công ty niêm yết phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng. Công ty phải quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về thủ tục ủy quyền và lập giấy ủy quyền cho các cổ đông.

– Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông sắp xếp chương trình nghị sự, bố trí địa điểm, thời gian hợp lý để thảo luận và biểu quyết từng vấn đề trong chương trình họp Đại hội đồng cổ đông.

– Quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.

– Tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định của Luật doanh nghiệp. Việc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Trường hợp Báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính năm của công ty có các khoản ngoại trừ trọng yếu, công ty đại chúng có thể mời đại diện công ty kiểm toán độc lập dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Thủ tục triệu tập và điều kiện tiến hành họp đại hội đồng cổ đông đối với công ty niêm yết

Triệu tập họp, chương trình họp và thông báo họp Đại hội đồng cổ đông

Chủ thể có thẩm quyền triệu tập cuộc họp

– Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

– Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo các trường hợp theo các trường hợp họp bất thường.

Chuẩn bị chương trình họp

Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:

– Chuẩn bị danh sách cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không sớm hơn 5 ngày trước ngày gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông;

– Chuẩn bị chương trình, nội dung đại hội;

– Chuẩn bị tài liệu cho đại hội;

– Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp;

– Xác định thời gian và địa điểm tổ chức đại hội;

– Thông báo và gửi thông báo họp Đại hội đồng cổ đông cho tất cả các cổ đông có quyền dự họp;

– Các công việc khác phục vụ đại hội.

Thông báo họp

Thông báo họp Đại hội đồng cổ đông được gửi cho tất cả các cổ đông bằng phương thức bảo đảm, đồng thời công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty và Ủy ban chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 15 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (tính từ ngày mà thông báo được gửi hoặc chuyển đi một cách hợp lệ, được trả cước phí hoặc được bỏ vào hòm thư). Chương trình họp Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu liên quan đến các vấn đề sẽ được biểu quyết tại đại hội được gửi cho các cổ đông hoặc/và đăng trên trang thông tin điện tử của Công ty. Trong trường hợp tài liệu không được gửi kèm thông báo họp Đại hội đồng cổ đông, thông báo mời họp phải nêu rõ đường dẫn đến toàn bộ tài liệu họp để các cổ đông có thể tiếp cận, bao gồm:

– Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp;

– Danh sách và thông tin chi tiết của các ứng viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

– Phiếu biểu quyết;

– Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp;

– Dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.

Kiến nghị chương trình họp từ cổ đông hoặc nhóm cổ đông

– Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị phải bằng văn bản và phải được gửi đến Công ty ít nhất ba (03) ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

– Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có quyền từ chối kiến nghị của cổ đông, nhóm cổ đông nêu trên nếu thuộc một trong các trường hợp:

+ Kiến nghị được gửi đến không đúng thời hạn hoặc không đủ, không đúng nội dung;

+ Vào thời điểm kiến nghị, cổ đông hoặc nhóm cổ đông không còn đáp ứng yêu cầu về tỷ lệ sở hữu cổ phần phổ thông theo quy định của Điều lệ công ty trong thời gian liên tục ít nhất 06 tháng 

+ Vấn đề kiến nghị không thuộc phạm vi thẩm quyền quyết định của Đại hội đồng cổ đông.

Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp không có đủ số lượng đại biểu cần thiết người triệu tập họp hủy cuộc họp. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được triệu tập lại trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp đại hội lần thứ hai không được tiến hành do không có đủ số đại biểu cần thiết, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba có thể được triệu tập trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định tiến hành đại hội lần hai. Trong trường hợp này, đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp, được coi là hợp lệ và có quyền quyết định tất cả các vấn đề dự kiến được phê chuẩn tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất.

Trên đây là bài viết tư vấn về “Thủ tục triệu tập và điều kiện tiến hành họp đại hội đồng cổ đông đối với công ty niêm yết” của Công ty Luật TNHH Apra. Quý khách hàng còn thắc mắc về các vấn đề nêu trên và cần được giải đáp, vui lòng liên hệ số hotline để được tư vấn và hỗ trợ.

_________________________________

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ :

CÔNG TY LUẬT TNHH APRA

Địa chỉ : Tầng 7, số 57 Trần Quốc Toản, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Email: info@apra.vn

Hotline : 024.23486234 – 0948495885