HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VIỆT NAM

“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh (không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức) trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Đây là một thủ tục hành chính với mục đích nhằm để cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam kiểm tra tính pháp lý của các loại giấy tờ, tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự. Những lưu ý cần biết khi hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có quy định: “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự bản chất là chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. 

Những trường hợp giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Một là, giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

Hai là, giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

Ba là, giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

Bốn là, Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Những trường hợp giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài không được hợp pháp hóa lãnh sự

Thứ nhất, giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

Thứ hai, giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;

Thứ ba, giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;

Thứ tư, giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Trình tự thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

• Cơ quan có thẩm quyền

Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan của Bộ Ngoại giao được giao thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước. Trên cơ sở xem xét nhu cầu và điều kiện cán bộ, cơ sở vật chất của từng địa phương, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định ủy quyền cho Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả. 

• Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

1. 01 (Một) Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK ban hành kèm Thông tư 01/2012/TT-BNG hướng dẫn thực hiện một số quy định của nghị định số 111/2011/NĐ-CP do Bộ Ngoại giao ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2012;
2. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp bao gồm chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
3. 01 (Một) bản chụp giấy tờ tùy thân không phải chứng thực đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
4. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (bao gồm bản gốc và bản chụp để lưu tại Bộ Ngoại giao)

• Giấy tờ nêu trên đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãn6h sự của nước ngoài chứng nhận; 
• Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

1. 01 (Một) bản dịch và 01 (Một) bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên, không phải chứng thực và người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch;

• Trình tự, thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Người đề nghị nộp 01 (Một) bộ hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

1. Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp phiếu biên nhận, trừ trường hợp gửi hồ sơ qua đường bưu điện. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
2. Trong trường hợp người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự nộp giấy tờ, tài liệu được miễn hoặc không được hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và giải thích rõ lý do cho người đề nghị;
3. Trường hợp sau khi được giải thích, người nộp hồ sơ vẫn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ để giải quyết.

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền thụ lý hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

1. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 (Một) bản chụp giấy tờ, tài liệu này để lưu tại cơ quan có thẩm quyền;
2. Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan đại diện thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tương ứng;
3. Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho đương sự.

• Thời hạn giải quyết

Thời hạn giải quyết được tính trên cơ sở số lượng giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, không kể giấy tờ, tài liệu đó có một hay nhiều trang. Thời hạn giải quyết thông thường là 01 (Một) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 (Mười) giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 (Năm) ngày làm việc.

• Lệ phí

Mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 VND/lần (Ba mươi nghìn đồng một lần).

Trên đây là bài viết tư vấn về “Hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật” của Công ty Luật TNHH Apra. Quý khách hàng còn thắc mắc về các vấn đề nêu trên và cần được giải đáp, vui lòng liên hệ số hotline để được tư vấn và hỗ trợ.

_________________________________

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT TNHH APRA

Địa chỉ: Tầng 7, số 57 Trần Quốc Toản, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

Email: info@apra.vn

Hotline: 024.23486234 – 0948495885