Tại Việt Nam, hội nghị, hội thảo trong nước cũng như quốc tế ngày càng được tổ chức nhiều do nhu cầu quảng bá hình ảnh và trao đổi thông tin. Tuy nhiên, khác với tổ chức hội nghị, hội thảo trong nước thông thường, việc tổ chức những hội nghị, hội thảo quốc tế cần được cấp phép tổ chức theo quy định của pháp luật. Vậy trình tự xin cấp phép này được pháp luật quy định thế nào, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc trả lời câu hỏi này.
Khái niệm hội nghị, hội thảo quốc tế
Theo quy định tại Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg: “Hội nghị, hội thảo quốc tế” là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:
– Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;
– Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức”.
Trong đó “Cơ quan, tổ chức Việt Nam” bao gồm các cơ quan, tổ chức trong đó bao gồm cả các doanh nghiệp và các đơn vị khác thành lập theo pháp luật Việt Nam thuộc thẩm quyền quản lý của Chính phủ, cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương và chính quyền địa phương.
Trình tự thực hiện
Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
Trình tự xin cấp phép trong trường hợp này sẽ tuân theo quy định tại Mục I.1 Phần II Quyết định 729/2020/QĐ-BNG. Hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng bao gồm: Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước (Điều 3 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg)
Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
Trong trường hợp này, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương sẽ có trách nhiệm tiếp nhận, thẩm định hồ sơ. Tổ chức muốn tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế sẽ tiến hành thực hiện xin cấp phép theo thủ tục quy định tại Mục II.1 Phần II Quyết định 729/2020/QĐ-BNG như sau:
Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền (Thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức).
Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương có liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Bước 3: Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan, địa phương có liên quan.
Quy trình thực hiện này sẽ được quy định cụ thể và có thể có sự khác biệt tại từng địa phương. Ví dụ, tại Hà Nội việc nộp hồ sơ xin cấp phép được quy định tại Điều 4 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND cụ thể như sau:
– Thời gian nộp hồ sơ: ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Khoản 2)
– Địa điểm nộp hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính Sở Ngoại vụ Hà Nội, số 10 Lê Lai, Hoàn Kiếm, Hà Nội (Khoản 4).
– Thời hạn giải quyết hồ sơ (Khoản 5):
Đối với trường hợp do Chủ tịch UBND Thành phố cho phép (Những hội nghị, hội thảo có thành viên tham dự từ cấp Phó Thị trưởng hoặc tương đương trở xuống), thời hạn sẽ 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn thời gạn giải quyết sẽ là 12 ngày.
Đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép (Được Chủ tịch UBND thành phố uỷ quyền), thời hạn sẽ 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và 10 ngày trong trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên môn.
Đối với trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong vòng 02 ngày, Sở Ngoại vụ trả lại và có văn bản trả lời hướng dẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định (điểm d, Khoản 2, Điều 5 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND).
Đối với trường hợp các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có đề nghị thay đổi nội dung kế hoạch tổ chức
Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch UBND Thành phố, sự thay đổi phải có giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 05 ngày trước ngày tổ chức. Sở Ngoại vụ trình UBND Thành phố quyết định và trả lời đồng ý hoặc không đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau 03 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình;
Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Ngoại vụ, sự thay đổi phải giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 03 ngày trước ngày tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm trả lời đồng ý hoặc không đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau 02 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình.
Trong trường hợp các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình nêu trên.
Sau khi thục hiện các thủ tục nói trên và được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành; báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày và chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
Quy định về hồ sơ xin cấp phép
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, hồ sơ xin phép tổ chức gồm có:
– Công văn xin phép tổ chức;
– Đề án tổ chức theo Mẫu 01 của Quyết định này;
– Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
– Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có) (Điều 6 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg).
Đây là quy định chung về hồ sơ xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế do Thủ tướng ban hành, tuy nhiên hồ sơ này sẽ được quy định chi tiết cụ thể và phức tạp hơn tại từng địa phương. Ví dụ như tại Hà Nội, ngoài những đầu mục hồ sơ nói trên, Khoản 1 Điều 4 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND có quy định hồ sơ xin cấp phép tổ chức cần có:
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư (đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) đối với đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp;
– Giấy phép hoạt động của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (nếu có);
– Công văn thống nhất của cơ quan chủ quản đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước trực thuộc các Sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã;
– Công văn thống nhất của Sở, ngành theo lĩnh vực chuyên ngành hoặc UBND quận, huyện, thị xã theo phân cấp quản lý đối với các quỹ, hội đoàn thể thuộc Thành phố;
– Đối với hội thảo về tư vấn du học nước ngoài, ngoài các giấy tờ kể trên, cần có: Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc; văn bản ký kết về hợp tác du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức (tư vấn) với phía đối tác nước ngoài; thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội thảo;
– Đối với hội nghị hội thảo về giới thiệu thuốc cần có Giấy tiếp nhận hồ sơ hội thảo giới thiệu thuốc của Sở Y tế Hà Nội;
– Văn bản xác nhận tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo về bán hàng đa cấp của Sở Công thương Hà Nội riêng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế về hoạt động bán hàng đa cấp tổ chức ngoài các địa điểm là trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây là bài viết tư vấn về “Trình tự xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế” của Công ty Luật TNHH Apra. Quý khách còn thắc mắc về các vấn đề nêu trên và cần được giải đáp, vui lòng liên hệ số hotline được tư vấn và hỗ trợ.
____________________________________
Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ :
CÔNG TY LUẬT TNHH APRA
Địa chỉ: Tầng 7, số 57 Trần Quốc Toản, phường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: info@apra.vn
Hotline: 024.23486234 – 0948495885
